في يوم الخميس الموافق 18/4/1437هـ عقدت عمادة شؤون الطلاب واللجنة الإشرافية للمؤتمر اجتماعاً مع جميع منسقي ومنسقات المؤتمر بالجامعة وكذلك قيادات المجالس الطلابية، وكان الاجتماع برئاسة المنسق العام للمؤتمر بالجامعة وعميد شؤون الطلاب سعادة الدكتور/ مسفر بن محماس الكبيري، حيث عقد الاجتماع لمناقشة الأعمال والبرامج التحضيرية للمشاركة في المؤتمر الوزاري الذي سيقام بالمدينة المنورة، وكذلك المشاركة في الملتقى العلمي السابع بالجامعة، وإقامة الملتقيات العلمية التحضيرية بالكليات، وما يسبقها ذلك كله من برامج وأعمال وفعاليات.

وقد كان المقر الرئيسي للاجتماع في مركز تدريب كبار الشخصيات بإدارة الجامعة بالخرج، والربط عبر الشبكة الصوتية مع القاعة النسائية في مبنى الهداية، والربط كذلك مع قاعات الكليات المختلفة للمنسقين الرجال في الأفلاج ووادي الدواسر، وقاعات المنسقات في كليات الحوطة والأفلاج ووادي الدواسر، إضافة إلى النقل المباشر عبر موقع لايف ستريم العالمي على الرابط (http://www.livestream.com/sau_edu) لضمان تمكن المنسقين وفرق العمل من حضور الاجتماع بوسائل مختلفة.

وقد بدأ الاجتماع بكلمة لسعادة عميد شؤون الطلاب الدكتور/ مسفر الكبيري، أشار فيها إلى أهمية مشاركة الطلاب في مثل هذا المؤتمرات الطلابية لما فيها من الفوائد الكثيرة في رفع المستوى العلمي لهم، وتطوير مهاراتهم وصقل مواهبهم، كما حث المنسقين وقيادات المجالس الطلابية وفرق العمل على بذل قصارى الجهود لإخراج الفعاليات والبرامج التحضيرية في الكليات على أفضل وجه.

تلا ذلك كلمة لسعادة وكيلة العمادة لشؤون الطالبات عضو اللجنة الإشرافية الدكتورة/ دلال بنت خالد المطرفي، بينت فيها المنجزات التي حققها الشطر النسائي في اللجنة الإشرافية وعمادة شؤون الطلاب في الفترة الماضية للتحضير للمؤتمر، والإشراف على المنسقات وفرق العمل في شطر الطالبات بالكليات لتنظيم أعمالها وبرامجها ولقاءاتها التعريفية.

عقب ذلك قدم أمين المؤتمر وعضو اللجنة الإشرافية الدكتور/ عمر بن محمد دين عرضاً تقديمياً وضح فيه منجزات الشطر الرجالي للجنة الإشرافية وعمادة شؤون الطلاب وأمانة المؤتمر العلمي فيما يتعلق بالأعمال والبرامج التحضيرية للمؤتمر، وفيما يتعلق بالإشراف والمتابعة لبرامج وفعاليات الكليات وأداء المنسقين وفرق العمل والمجالس الطلابية، كما بين في كلمته أهم النقاط المتعلقة بمهام المنسقين والمجالس الطلابية وفرق العمل، ونبههم بالحرص على التقيد والتنفيذ الدقيق لكل ما ورد في الدليل الإجرائي وخطة العمل المرسومة للمؤتمر، حتى تخرج برامج وأعمال المؤتمر بصورة احترافية لائقة بمكانة الجامعة ومنجزاتها في المؤتمرات السابقة.

بعد ذلك أتيح المجال للمداخلات والمناقشات والإجابة على الاستفسارات من قبل المنسقين وقيادات المجالس في جميع المحافظات، حيث أجاب أعضاء اللجنة الإشرافية على التساؤلات كل فيما يخصه من المهام الموكلة به في اللجنة.

واختتم أمين المؤتمر الدكتور عمر الاجتماع بتقديم الشكر لسعادة عميد شؤون الطلاب وأعضاء اللجنة الإشرافية رجالاً ونساءً والمنسقين والمنسقات وقيادات المجالس الطلابية في الشطرين على حضورهم للاجتماع وتفاعلهم مع محاوره.

كما شكر فرق العمل بعمادة شؤون الطلاب وأمانة المؤتمر العلمي على حسن التنظيم والإخراج لأعمال الاجتماع.

وواصل شكره كذلك للجهات الراعية والداعمة لأعمال وبرامج المؤتمر وعمادة شؤون الطلاب، وهي: مؤسسة ريوق الخير للتجارة والإعاشة الراعي الذهبي، ومؤسسة صالح الشمالي للمشالح الملكية الراعي الفضي.

وقد استمر الاجتماع من الساعة التاسعة إلى الساعة الحادية عشر صباحاً.