قام أعضاء المجالس الطلابية بكليات الجامعة في الأفلاج بجولة تعريفية استهدفت رؤساء الأقسام العلمية بفروع كليات الأفلاج وذلك للتعريف بالمؤتمر وأهدافه ومحاور مشاركاته، معتمدين في ذلك على توزيع النشرات التعريفة المطبوعات الخاصة بالمؤتمر .

من جانبه وجه الأستاذ شايع العمار منسق المؤتمر والمشرف على النشاط الطلابي بكليات الأفلاج المجالس الطلابية إلى ضرورة التوعية بأهمية المؤتمر بين زملائهم الطلاب وحثهم على المشاركة والإبداع بكافة وسائل الإعلام المتوفرة؛ إذ لا يتوقف الأمر على المشاركة في البحوث الأكاديمية وحسب بل الأمر يتجاوز ذلك إلى المشاركات المجتمعية والإبداعية والابتكارية.